Je inbox is geen to do lijst.
Veel mensen (ik was er één van) gebruiken de inbox van de mail als een soort ‘to do’ lijst. Mails stapelen zich op en je hebt op een gegeven moment geen overzicht meer over wat je ook alweer allemaal moet. Een opgeruimde inbox geeft ontzettend veel rust en ruimte. Ik spreek uit ervaring. Ik geniet nog elke avond van mijn lege inbox.

“Pak iets aan voordat het een probleem is.
Schep orde voordat de chaos intreedt.” (Lao-Tse)

1. Plan 1 dag voor het opruimen van je inbox

Zorg dat je niet gestoord wordt:
Zet je telefoon uit, zet een out-of-office reply aan, werk thuis, zet in je digitale agenda dat je afwezig bent.


2. Maak actie & archiefmappen en categorieën in je takenlijst.

Je hebt, naast je prullenbak, in je inbox 2 type mappen nodig: Actiemappen en Archiefmappen. Ook ga je de takenlijst gebruiken. Het is handig om van te voren al wat categorieën aan maken.

Actiemappen: mails waar wat mee moet
Bekijk welke indeling voor jou werkt. En zorg dat je actiemappen bovenaan komen te staan. Bijvoorbeeld door er een a. voor te zetten. Een voorbeeld vind je hiernaast.

Archiefmap met submappen van A-Z.
Hou het simpel zodat je de mails ook over een half jaar nog kunt terugvinden.

Categorieën in je Takenlijst
Noem de categorieën hetzelfde als je Actiemappen. In het voorbeeld van hiernaast zou dat bijvoorbeeld “afwachten of reactie” zijn.


3. Begin van oud naar nieuw bericht en sla niets over:
Bepaal voor elk bericht:

A. Moet je hier nu iets mee doen? Is het antwoord nee: dan gaat de mail naar de prullenbak, het archief of de map ooit/misschien. En je begint aan de volgende e-mail.


4. Ja: ik moet er nu iets mee doen:

B. Wat is de eerstvolgende fysieke actie?
Dat is niet: Winterbanden op de auto laten leggen;
Maar: Bellen met de garage om een afspraak te maken;
Of: het telefoonnummer van de garage opzoeken.

C. Kan ik dat binnen 2 minuten afhandelen?
Ja: Doe het gelijk. Als er verder niets meer hoeft te gebeuren archiveer of delete je de e-mail en ga naar de volgende. Als er verder wel nog wat moet gebeuren begin je weer bij A.

“Van de spanning van doen, naar de vrede van gedaan hebben.” (Julia Louis Woodruff)

5. Nee: ik heb meer dan 2 minuten nodig:

D. Moet ík dit wel doen?
Nee: delegeer het en verplaats de mail naar de actiemap “a. afwachten of reactie”.


6. Ja ík moet het doen:

E. Moet dit gebeuren op een specifiek tijdstip of zo snel mogelijk?
Nee: archiveren en evt verplaatsen naar de map “misschien/ooit”.
Ja op een specifiek tijdstip: zet het in je agenda. Daarna archiveer of delete je de e-mail. En ga verder met het volgende bericht…


7. Het moet zo snel mogelijk gebeuren maar niet op een specifiek tijdstip:

Zet deze actie op de takenlijst van outlook en verplaats de mail naar de meest geschikte actiemap. En op naar de volgende mail..
Tijdens het doorlopen van de e-mails zul je merken dat je meer of andere actiemappen en archiefmappen nodig hebt. Maak deze aan, maar hou het simpel.

Een voorbeeld:
‘Jaap bellen om datum voor feest vast te leggen’ .
Maak een taak aan met deze tekst, plaats deze in de categorie
‘a. bellen’ en geef een einddatum in. Daarna verplaats je de e-mail naar de actiemap “a. bellen”.


8. Werk volgens de actielijst en hou je inbox leeg

Als je de inbox eenmaal hebt opgeruimd, is het belangrijk om deze leeg te houden.
Laat je werkdag niet ‘domineren’ door je inbox. Zet bijvoorbeeld de automatische melding bij elk nieuw bericht uit, dat geeft een stuk meer rust.

“Er is veel minder energie voor nodig om het aantal berichten in uw inbox stabiel op nul te houden, dan op duizend.” (David Allen)

Bekijk je inbox op een paar vaste momenten per dag.
Verwerk de binnengekomen berichten nu zoals je geleerd hebt. Bekijk dagelijks je actielijst. Bijvoorbeeld ‘s ochtends of ‘s avonds.

En doe ook wat je je had voorgenomen.
Gedane taken vink je af en de afgehandelde e-mails archiveer je of verdwijnen in de prullenbak.


Veel succes!!!


Dit artikel is verschenen in de nieuwsbrief van november 2011. Wil jij ook de nieuwsbrief ontvangen met tips op het gebied van persoonlijk leiderschap: Meer sturing Meer resultaat Meer rust. Schrijf je dan nu in.