„Water uit een lekke boot hozen kost energie die beter aan roeien besteed kan worden.” (David Allen)

Vergader jij effectief?

Vraag eens een keer na een overleg aan drie verschillende deelnemers wat er over een bepaald agendapunt is besloten. Als je verschillende versies krijgt, is het geen effectief overleg geweest. Tip: vertrouw op jezelf. Als jij na het overleg niet meer weet wat er over een bepaald punt precies is besloten, dan ben je vast niet de enige.

De sleutel tot succes ligt bij de voorzitter

Het is niet alleen de verantwoordelijkheid van de voorzitter om de deelnemers van het overleg door de agenda te begeleiden en tot besluiten te komen, maar ook om ervoor te zorgen dat de acties duidelijke en eenduidig zijn benoemd. Dat betekent op z’n minst: Wie doet Wat Wanneer.

Tips om effectiever te vergaderen

1. Bereid de vergadering goed voor.

Wat wil je concreet bereikt hebben na afloop van de vergadering.

2. Zorg voor een goede agenda.

De agenda moet uiteraard passen bij wat je uit de vergadering wilt halen. De meeste agenda’s bestaan uit algemene woorden. Zet eens een aantal specifieke vragen op de agenda. Zo is voor iedereen duidelijk waarover een besluit moet worden genomen en verklein je de kans dat je het in hectiek van de vergadering vergeet te bespreken.

3. Vraag de deelnemers duidelijk om hun mening.

Ga er niet van uit dat iedereen het er mee eens is. Vraag het! Beter een besluit waarvan je weet dat niet iedereen er achter staat dan een besluit waarvan je ten onrechte denkt dat iedereen het er mee eens is.

4. Vraag je bij elk besluit af „Wat is de vervolgactie?”

Zorg dat die heel concreet is. Dus niet „We moeten dit communiceren met het management” maar „Bert maakt een notitie voor het management waarin staat vermeld.… Hij stuurt het concept voor zaterdag voor een tweede lezing naar Liesbeth. Zij reageert uiterlijk maandag waarna Bert de notitie aanpast en die uiterlijk woensdag aan het alle leden van het management stuurt.”

5. Ga er niet vanuit dat iemand het oppakt ook al valt dit binnen zijn functie.

Bevestig dit: „Pak jij dit op?”

6. Vergeet niet te vragen wanneer het klaar is.

„Wanneer lukt je dat?” Nu is het beste moment om te bespreken waarom iets juist met prioriteit moet worden opgepakt. Maar ook om verwachtingen bij te stellen. Beter een deadline die haalbaar is dan een afspraak die niet wordt nagekomen.

7. Maak tijdens de vergadering aantekeningen.

Als iemand anders het verslag maakt, controleer dit dan met je aantekeningen. Zijn alle afspraken goed verwoord?

8. Werk met een actielijst.

Controleer die ook. Dat kan ter vergadering maar ook tussendoor voor acties waarvan de deadline tussentijds afloopt.

Wellicht denk je nadat je dit hebt gelezen: Wat een werk! Mijn stelling is dat het omgekeerde waar is. Je zult merken dat je tijd spaart, minder vaak teleurgesteld wordt en dat deelnemers aan het overleg er energie van krijgen. Want niemand vindt het leuk om telkens over het zelfde te praten en het gevoel te hebben daarmee geen meter op te schieten. Mensen willen graag een lijstje afstrepen en dat knopen worden doorgehakt. Probeer het eens.